Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal
În conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (denumită în continuare "Regulamentul General UE privind protecția datelor" sau "RGPD"), și a actelor normative interne aprobate în vederea implementării Regulamentului General UE, Societatea Rompetrol Well Services S.A., care face parte din Grupul KMG International (denumită în continuare "Societatea"), cu sediul în Ploieşti, Str. Clopoţei nr. 2 bis, jud. Prahova, înregistrată la Registrul Comerţului Prahova sub nr. J29/110/1991, legal reprezentată de către dl. Georgian Ștefan Florea, în calitate de Director General, are obligaţia să prelucreze datele dumneavoastră cu caracter personal, furnizate în condiţii de siguranţă, cu bună credinţă şi în conformitate cu prevederile legale în vigoare, exclusiv în realizarea scopurilor specificate.
1. Operatorul de date cu caracter personal
Rompetrol Well Services S.A. este o societate română constituită şi funcţionând conform legilor din România, ale carei acțiuni sunt tranzacționate pe o piața reglementată operată de Bursa de Valori București. Ca efect al acestei situații juridice, în calitatea sa de Operator, Rompetrol Well Services S.A. stochează cu bună credinţă datele cu caracter personal ale următoarelor categorii de persoane vizate:
- Acționarilor săi, persoane fizice;
- Reprezentanților legali ai acționarilor săi persoane juridice sau entități fără personalitate juridică;
- Împuterniciții generali sau speciali ai acționarilor societății Rompetrol Well Services S.A.;
- Persoanele fizice ce fac parte din organele de conducere, administrare sau sunt angajați ai instituției de credit, care presteaza servicii de custodie pentru acționarii Operatorului.
2. Datele cu caracter personal
În vederea convocării si desfășurării ședințelor Adunării Generale a Acționarilor, Societatea vă informează în mod expres, prin prezenta Notă de Informare, în conformitate cu articolele 12 şi 13 din GDPR, cu privire la prelucrarea şi stocarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în condiţiile descrise în prezenta Notă de Informare.
Datele prelucrate sunt:
- numele și prenumele;
- serie și număr act de identitate (carte de identitate, pașaport);
- contul bancar;
- calitate deținuta, în baza căreia are loc prelucrarea (acționar, reprezentant legal al acționarului, imputernicit special sau general al acționarului, persoana autorizată sau angajat al instituției de credit);
- semnătura olografă și electronică;
- opiniile, întrebarile adresate Operatorului, potrivit calității deținută.
3. Scopurile prelucrării datelor cu caracter personal
Aceste date sunt prelucrate de către Societate, conform art. 6, alineat 1 lit. c) din RGPD, respectiv pentru îndeplinirea obligațiilor legale ce revin Operatorului, potrivit Legii nr. 24/2017 privind emitenţii de instrumente financiare şi operaţiuni de piaţă și a Legii 31/1990, cu modificările ulterioare, în scopul:
- Exercitării dreptului persoanelor vizate, în calitatea deținută în cadrul raportului juridic cu Operatorul, de a adresa întrebări referitoare la ordinea de zi a Adunării Generale a Acționarilor (pe scurt AGA);
- Exercitării dreptului persoanelor vizate de a participa la AGA;
- Accesului în sala de ședință și/sau exercitării votului prin corespondență;
- Distribuirea și plata dividendelor, potrivit dispozițiilor legale.
În cazul în care Societatea va decide să prelucreze datele dumneavoastră cu caracter personal în alte scopuri, îndeosebi în baza articolului 6, alineatul 1, litera a) din Regulamentul General UE privind protecția datelor, și a actelor normative interne aprobate în vederea implementării Regulamentului General UE, respectiv în baza consimţământului dumneavoastră, vi se va transmite o notificare de informare separată, pentru a vă permite să vă exprimaţi consimţământul expres, în mod liber.
4. Durata prelucrării datelor cu caracter personal
Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi stocate pe o perioadă de maxim 3 ani de la data desfășurării sedinței AGA respectivă. Datele necesare plății (contul bancar, nume, prenume, adresa, CNP, CI/BI) se vor păstra pe o perioadă de maxim 10 ani (durata de păstrare a documentelor contabile).
5. Persoanele Împuternicite și Destinatarii datelor
Datele cu caracter personal pot fi transmise, dupa caz, către:
- Oficiul Registrului Comerțului;
- Bursei de Valori;
- Depozitarul Central;
- Instanțelor judecătorești sau alte autoritați ale puterii judecătorești;
- Secretariatul tehnic al ședinței AGA.
6. Transferul datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal nu pot fi accesate de către alte societați din Grupul KMG International din alte ţări.
Datele transmise terților vor fi adecvate, pertinente și neexcesive prin raportare la scopul în care au fost colectate și care permite transmiterea către un anumit terț.
7. Drepturile persoanei vizate
Pentru o informare completă, în calitate de persoană vizată, aveți următoarele drepturi cu privire exclusivă la datele dumneavoastră cu caracter personal, prevăzute de Regulamentul General privind protecția datelor:
a) dreptul la informare şi de acces la datele dumneavoastră cu caracter personal;
b) dreptul la rectificarea datelor dumneavoastră;
c) dreptul de a fi uitat/dreptul la ştergerea datelor;
d) dreptul la restricţionarea prelucrării;
e) dreptul la portabilitatea datelor;
g) dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale, ceea ce înseamnă că aveți dreptul de a solicita şi de a obţine retragerea, anularea şi reconsiderarea oricărei decizii care produce efecte juridice asupra dumneavoastră, adoptată exclusiv în baza unei operaţiuni de prelucrare a datelor personale prin mijloace automatizate, în scopul evaluării unor trăsături de personalitate, precum comportamentul dumneavoastră la locul de muncă;
h) dreptul de a sesiza Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau orice instanţe competente.
Toate aceste drepturi pot să fie exercitate printr-o cerere scrisă, semnată și datată, transmisă la sediul Operatorului Rompetrol Well Services S.A. din Ploiești, str. Clopoței, nr.2Bis, județul Prahova.
Dacă aveți întrebări legate de prelucrarea datelor personale vă puteți adresa Responsabilului pentru protecția datelor la adresa de e-mail: dataprotection@rompetrol.com sau ne puteți apela şi la numerele de telefon 021-2009177.
De asemenea, în calitate de persoană vizată aveți dreptul de a vă adresa Autorității Naționale pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal și justiției.
În cazul în care veți adresa o solicitare privind exercitarea drepturilor dumneavoastră privind protecţia datelor, Operatorul va răspunde acestei solicitări în termen de 30 de zile în condiţiile prevăzute de Regulamentul general UE 2016/679 privind protecţia datelor.
8. Alte aspecte
Operatorul de date cu caracter personal garantează faptul ca prelucrează datele dumneavoastră în condiții de legitimitate, implementând totodată măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru asigurarea integrității și confidențialității datelor conform art. 25 și 32 din Regulamentul General privind protecția datelor.
Responsabil cu protecția datelor